El proyecto del Grupo Olarena con Dynamics 365 se destaca entre los 100 mejores de México en 2022
Con la implementación del ERP de Microsoft, la empresa mexicana de hospitalidad pudo automatizar los flujos de tareas, integrarse con los proveedores y mejorar sus operaciones financieras, contables y de tesorería. Además, su compromiso continuo con la innovación y la optimización le permitió simplificar los procesos de gestión administrativa, aumentar la precisión, la agilidad y la rapidez en la obtención de información, y mejorar los resultados de las distintas operaciones.
Expertos de lujo
Grupo Olarena es una empresa de México con más de 20 años de experiencia en el giro de hospitalidad. Con inversión 100% nacional, esta compañía está dedicada al desarrollo de espléndidos conceptos inmobiliarios orientados al turismo bajo diversos modelos, como lo son la operación y comercialización de Propiedades Vacacionales, hoteles de lujo y otros tipos de inmuebles en el municipio de Los Cabos, del estado mexicano de Baja California Sur.
La necesidad de un nuevo sistema
A lo largo de su crecimiento y expansión, el Grupo se enfrentó a retos de modernización en sus procesos de gestión. En respuesta, Olarena recurrió al ERP Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations y trabajó con Best Practices Consulting, socio de Microsoft, para implementarlo.
Francisco Acosta Ibarra, CIO de Grupo Olarena, detalló cómo el crecimiento y la expansión de la empresa impulsaron la necesidad de un nuevo sistema. La empresa tenía cuentas distribuidas en diferentes ciudades, lo que dificultaba la estandarización de los catálogos de cuentas y realizar el cierre del mes a tiempo. El exceso de horas de trabajo en toda el área administrativa, desde contabilidad, hacía necesario estructurar el área bancaria, hacer desarrollos para conectar directamente con el banco, optimizar el sector de cuentas por cobrar, controlar el área de almacén, automatizar la sección de compras y activar un control de activos fijos.
La implementación de Dynamics 365 abordó estas áreas y permitió a Olarena sistematizar y automatizar la administración de su ciclo de negocio a través de hoteles, propiedades vacacionales, leasing automotor y urbanizaciones.”
Asegura Acosta Ibarra.
El Portal de Proveedores que actualmente posee Olarena, fue creado por Best Practices Consulting para robustecer las capacidades de Dynamics 365 for Finance and Operations y fue validado por Microsoft para su uso. Alondra Ocampo, Directora de Operaciones en Best Practices Consulting, afirma:
El trabajo en equipo fue fundamental para el éxito del proyecto, la sinergia y colaboración de los usuarios clave hicieron que el proyecto fuera efectivo y alcanzable en los tiempos acordados.”
Implementación de alto impacto
Esta etapa llevó 14 meses, con aproximadamente 44 capacitaciones por usuario y la inclusión de los siguientes módulos: Contabilidad, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Inventario, Compras y Aprovisionamiento, Banca, Presupuestos, Proyectos y Productos.
El impacto de la solución fue significativo; simplificó los procesos de gestión administrativa, automatizó los flujos de tareas en todas las áreas de administración y se integró con los proveedores a través del portal de colaboración. También mejoró los resultados en las operaciones financieras, contables y de tesorería, además de aumentar la precisión, agilidad y rapidez en la obtención de la información requerida.
Alondra Ocampo, Directora de Operaciones en Best Practices Consulting, afirma:
“Gracias a este proyecto, hemos estimado un ahorro mensual de alrededor de 3.000 horas hombre”
destaca Acosta Ibarra.
La escalabilidad y flexibilidad de Dynamics
El ERP de Microsoft le permitió al Grupo Olarena transformarse de una administración local a una visión corporativa, aumentando su eficiencia y rentabilidad. A medida que la empresa siga creciendo y expandiéndose, es probable que se beneficie de la escalabilidad y flexibilidad de la solución.
“Se crearon 77 nuevos procesos que no estaban documentados y que ahora se controlan dentro del sistema, ya que posee la mejor adaptabilidad y personalización que se puede pedir.”
Sostiene Acosta Ibarra, que no ahorra elogios hacia la herramienta.
Entre los 100 mejores
El caso del Grupo Olarena es realmente una historia de éxito, el proyecto fue elegido entre los 100 mejores de México en 2022 por una asociación de CIOs a nivel nacional.
Dynamics 365 se adaptó a nuestras necesidades, nos permitió crecer, hacer adquisiciones, incorporar nuevas líneas de negocio y, además, tiene la ventaja de que se correlaciona con la herramienta de Power BI que queremos implementar este año”
Concluye Acosta Ibarra, que vaticina la próxima jugada digital de la empresa mexicana.
Conoce más detalles en la nota de Microsoft.
