BanCoppel aumenta su productividad con Dynamics 365 Finance and Operations
BanCoppel pertenece a Coppel, una empresa mexicana con más de 50 años de presencia en el comercio minorista. En 2007, el banco inició sus operaciones con la misión de atender a todo el mercado popular del país, ofreciendo servicios financieros seguros, accesibles, fáciles y claros. En la actualidad cuenta con más de 850 sucursales y más de 9,500 empleados.
Al ser una empresa que maneja grandes volúmenes de información privada, era necesario que contara con herramientas modernas que le permitiera manejar su carga de trabajo diario de forma ágil y eficiente.
El recorrido hacia un nuevo ERP
Hasta ese momento, BanCoppel utilizaba Solomon, una aplicación de Microsoft anterior a Dynamics 365.
Cuando el sistema se quedó sin actualizaciones, nos dimos cuenta de que debíamos migrar a una solución que se pudiera adaptar a nuestra nueva operación.”
Relata Miguel Ángel Mayol, Responsable del Control Financiero en BanCoppel, y líder del proyecto en la implementación de Dynamics 365, complementa:
Al haber sido usuarios de Microsoft, quisimos continuar con la plataforma, y es por eso que elegimos Dynamics 365 para reemplazar la herramienta que había quedado obsoleta.”
Alondra Ocampo, Experta en Microsoft Dynamics en Best Practices Consulting, el partner de Microsoft que acompañó a BanCoppel en su proceso de digitalización, relata que la implementación inició en el 2018.
El planeamiento se hizo con la versión de Dynamics 365 on premise, hasta ese momento, por temas de seguridad en el banco, no se contemplaba la posibilidad de poder subir la información a la nube.”
Cuando para el 2020 arriban los servidores y se comienza con las tareas de instalación, desde Best Practices empezaron a notar dificultades ligadas a procesos, seguridad y conectividad de los equipos, que hicieron que BanCoppel comenzara a considerar el recorrido a la nube. Al iniciar el confinamiento obligatorio, la idea de migrar sus operaciones a Azure – la plataforma de servicios de nube de Microsoft – tomó más fuerza. De este modo, en enero del 2022, se implementó Dynamics 365 Cloud.
Cabe destacar que la adopción de la herramienta no hubiera sido posible sin el aporte de Leticia Ramírez y Ricardo Martínez, los encargados del proceso de diseño y programación de interfaces con el sistema de contabilidad de Sistema Integral Financiero, y José Roberto Moreno, PMO que llevó el proyecto.
8 módulos que aumentan la productividad de BanCoppel
Dynamics 365 es un conjunto de aplicaciones empresariales inteligentes que ayudan a gestionar el negocio gracias al uso de conocimientos predictivos generados mediante IA. Las aplicaciones de Finance and Operations, por su parte, brindan a las organizaciones la funcionalidad ERP que respalda sus requisitos únicos y les ayuda a adaptarse a entornos comerciales en constante cambio, sin necesidad de que administren la infraestructura.
Dynamics ofrece módulos que contienen todos los formularios de datos, procesos, consultas e informes y configuración relacionados con el mismo. Al trabajar de este modo, toda la información que se necesita para la operación diaria se encuentra en un mismo lugar. BanCoppel implementó ocho módulos para facilitar su trabajo: Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Gestión de presupuesto, Adquisición y abastecimiento, Gestión de productos, Contabilidad general, Gestión de bancos y Activo fijo, Mayol expresa:
La explotación de la información se llevaba por fuera del sistema, los flujos de autorización, de reportería, todo era a mano, lo que podía generar errores. Cuando vimos las ventajas que traía la solución, que sea integral, con todo unificado y con la posibilidad de dar acceso a los propios proveedores, ahí realmente entendimos todos los problemas que nos solucionaba.”
De este modo, el banco logró eliminar procesos manuales y automatizarlos, aumentando así su productividad.
Hoy, los 141 usuarios de la herramienta cuentan con comunicación disponible al momento en que la necesitan, layouts automáticos para pagos a proveedores y parámetros sobre la estructura contable de acuerdo con sus reglas de registro por centro de costo. Asimismo, pueden acceder a reportes de información gracias a Power BI, el servicio de Microsoft que convierte los datos sin relación entre sí en informes coherentes, interactivos y visualmente atractivos.
La contabilidad es solo el comienzo para BanCoppel
La tecnología es fundamental para BanCoppel. Hoy para hablar de eficiencia y productividad, todo debe estar automatizado.”
Afirma Miguel Ángel Mayol, Responsable del Control Financiero en BanCoppel, y líder del proyecto en la implementación de Dynamics 365.
En vez de estar descargando archivos de forma manual, los colaboradores deben ocupar su tiempo en el análisis de información para buscar áreas de oportunidad.”
La transformación digital ha llegado para quedarse en BanCoppel; distintas áreas del banco están visualizando el trabajo realizado por Mayol para sistematizar en una herramienta integral procesos que para ellos aún siguen siendo manuales. El camino de la digitalización recién ha comenzado.
