Guía definitiva de Data Entities en Dynamics 365 F&O
Facebook Twitter LinkedIn Campos personalizados en Dynamics 365 F&O: La guía definitiva para no técnicos Cómo evitar que tus datos desaparezcan al importar En Dynamics 365 Finance & Operations, las Data Entities funcionan como las «tuberías» oficiales para importar y exportar datos. Si quieres agregar un campo personalizado a tus plantillas (ej. Clientes, Proveedores), debes tomar una decisión crítica antes de empezar. El error más común es intentar programar procesos externos para actualizar datos que la entidad ya podría manejar automáticamente. Aquí te explico cómo evitar el caos. 1. ¿Qué es una Data Entity y por qué debería importarte? Imagina que una Data Entity es una plantilla maestra de Excel que el sistema entiende a la perfección. Esta plantilla tiene columnas predefinidas. Está conectada directamente a las tablas reales del sistema. Cuando subes un archivo, Dynamics toma cada columna, busca su lugar en la base de datos y guarda el cambio. Entender esto es clave para evitar errores de carga, duplicados y, sobre todo, para no perder datos valiosos. 2. La decisión clave: Campo Real vs. Columna Virtual Aquí es donde la mayoría de las importaciones fallan. Tienes que elegir el tipo de campo correcto: A) Campo Real (Persistente) ¿Qué es? Un espacio físico en la base de datos creado para guardar información (ej. un Custom Field). ¿Cuándo usarlo? Cuando necesitas que el dato «viva» en la ficha del registro y puedas editarlo después. Acción: El sistema toma el valor de tu Excel y lo graba en piedra. B) Columna Virtual (Lectura) ¿Qué es? Un campo «fantasma» que calcula o muestra un dato al momento, pero no lo almacena. ¿Cuándo usarla? Para reportes. Ej: concatenar Nombre + Apellido o calcular «Días desde última compra». Advertencia: Si intentas importar aquí, el dato se perderá. Regla de Oro: ¿Quieres que el dato se guarde? → Usa un Campo Real. 3. Ejemplo Cotidiano: «Segmento de Cliente» Situación: Quieres agregar el campo «Segmento de Cliente» (A, B, o C) a tu plantilla de importación masiva. Paso 1: Diagnóstico ¿Existe ya ese campo en la ficha del cliente dentro de Dynamics? SÍ: Simplemente agrégalo a la Data Entity. Aparecerá como columna nueva, importas y listo. NO: Tienes que decidir. Opción A: ¿Necesitas guardar el segmento? -> Solicita crear el Campo Real primero. Opción B: ¿Es un cálculo basado en ventas? -> Es un Campo Virtual (solo lectura). 4. Checklist de 2 minutos antes de importar Usa esta lista antes de pedir un desarrollo o cargar un archivo masivo: [ ] Validación: ¿El campo existe en la ficha real (tablas) o es solo un cálculo visual? [ ] Acción: Si no existe y lo necesitas, crea el campo real primero. [ ] Mapeo: Asegúrate de regenerar el mapeo de la entidad si has agregado campos nuevos. [ ] Prueba Piloto: Nunca importes 10,000 registros de golpe. Prueba con 1 o 2 filas y verifica que el dato persista. 5. Errores comunes (y cómo evitarlos) Error Solución Categoría Usar columna virtual para guardar Crear campo real y mapearlo. Recuerda: lo virtual «se ve» pero no «se toca». Pérdida de Datos No regenerar el mapeo Si agregas un campo, la entidad no se entera «mágicamente». Actualiza la definición. Configuración «Sobre-programación» Evita scripts externos para actualizar datos. Confía en la entidad estándar (DMF). Eficiencia 6. Cómo explicar esto a tu equipo «Equipo, las Data Entities son nuestras plantillas oficiales. Si queremos subir un dato nuevo, ese dato debe tener una ‘casa’ (campo real) en el sistema. Si no tiene casa, el sistema lo descartará al importar. No intentemos forzar actualizaciones manuales; mejor arreglemos la plantilla.» Preguntas Frecuentes (FAQ) ¿Cómo sé si un campo «existe de verdad»? Haz una prueba: Si quitas el campo de la plantilla de Excel, importas, y luego vas a la pantalla de Dynamics y el dato sigue ahí visible… ¡es real! Si desaparece o depende de un cálculo al abrir la pantalla, probablemente sea virtual. ¿Puedo convertir un campo virtual en real después? No directamente. Tendrás que crear un campo real nuevo («contenedor físico») y conectar la lógica para que se llene. ¿Tus importaciones en Dynamics pierden datos por el camino? Evita el «re-trabajo» manual y optimiza tus Data Entities. Consultar con Expertos en DMF